Processo Registrazione Opportunità

Premessa

Il processo commerciale inizia prima dell’uscita di una proposta: verrà descritto in un documento apposito il funzionamento dell’attività presales e dell’incontro/call commerciale.

Modifica di Luca Manara.

Il processo consta di 5 passaggi:

1. Aggiunga scheda cliente su hubspot (e gestione successiva). Il deal deve essere in Contract Signed
2. Aggiunta del contratto firmato nel folder Agreements & Contracts
3. Aggiunta scheda cliente sul project accounting
4. Assegnazione del CSM + Account Manager e aggiunta alla lista clienti (sempre nel project accounting)
5. Comunicazione interna tra CSM e Account per far partire le progettualità con il cliente (tramite Slack canale slack "CSM_Kickoff_Availability" utilizzando lo shortcut a forma di saetta in basso a sinistra e seguendo la procedura guidata)
6. Stabilire un canale slack (o simili) con il cliente (sempre a meno che non sia possibile) di modo da velocizzare la comunicazione ed essere più vicini al cliente

QUA SOTTO E' DA AGGIORNARE_______

Creazione Scheda su Hubspot

Per ogni proposta uscita è necessario creare relativa scheda deal su Hubspot dove dovranno essere inserite, oltre a tutte le informazioni, lo stato di lavorazione della lead (da scheduled proposal a invoiced).

Le informazioni da inserire sono le seguenti:

• Deal Name: nome dell’azienda + (solo dove necessario per la presenza di più contratti) tipologia del contratto. Ad es. Sisal Subscription, Alitalia Token ecc. Nel caso in cui esista una sola tipologia di contratto basta il nome del cliente ad. es. FCA, UnipolSai ecc.
• Deal Stage: suddivisi come segue
  • Scheduled Proposal: proposta ancora non inviata al cliente ma già schedulata (ad es. in fase di preparazione)
  • Proposal Sent: proposta inviata al cliente (ad es. via mail o discussa direttamente con il cliente)
  • Contract Sent: contratto formale allegato;
  • Closed Won: ok informale dal cliente (ad es. il cliente ci dice che procedono con la firma e rimaniamo in attesa della stessa);
  • Contract Signed: contratto formale ricevuto firmato da parte del cliente; in una guida a parte verrà affrontato il tema contratto;
  • Invoiced: deal fatturato (NB solo l’amministrazione può spostare il deal in Invoiced)
  • Closed Lost: contratto perso.
• Amount: valore economico del deal;
• Closed Date: il giorno in cui è previsto che il deal dovrebbe chiudersi o è stato chiuso. Questo viene automaticamente aggiornato da HubSpot quando un utente sposta per la prima volta un contratto in una fase di closed won o lost, anche se il deal ha un valore esistente di data differente.
• Deal Owner: la persona che sta seguendo il deal e che è responsabile per il cliente;
• Deal Type: new business vs existing business;
• Associated with: dove verrà inserita l’azienda e il contatto per poter loggare all’interno di Hubspot le mail scambiate con il contatto in maniera automatica. Ad esempio se la proposta è stata fatta al cliente è Mario Rossi di Enel andremo ad inserire come azienda Enel e come contatto mario.rossi@enel.com.

NB è necessario flaggare “Add timeline activity from (…) to this deal/contact su entrambi i campi per loggare lo storico

Ogni volta che viene creata una scheda deal su Hubspot è necessario taggare @lorenzofanetti specificando la possibilità di chiusura (low/medium/high).

Per taggare è necessario, dalla scheda deal, andare su Note -> Create Note.

Le probabilità di chiusura permettono di calcolare il valore delle proposte in Pipeline.

Di seguito i valori:

Low: 20% di possibilità di chiusura;

Medium: 50% di possibilità di chiusura;

High: 75% di possibilità di chiusura.

Attualmente stiamo lavorando per inserire le possibilità di chiusura come un campo da compilare in Hubspot. Ad oggi (3/8/2020) non è ancora presente questo campo che dovrebbe essere aggiunto entro la fine del mese corrente.

Attraverso questo video potrete vedere le varie fasi di creazione del deal su Hubspot.

Processo post chiusura

Nel momento in cui possiamo considerare il deal Closed Won di seguito le azioni da portare a termine:

1. Spostare il deal in closed won o signed su Hubspot. La differenza tra i due è nell'avere effettivamente il contratto firmato (vedi la descrizione dei vari stage sopra)

2. Creare una cartella su Agreements&Contracts, seguendo il seguente percorso.

3. Inserire all'interno della nuova cartella (che avrà il nome del cliente) il contratto firmato e il contratto non firmato in versione word. Se non è possibile avere il contratto firmato è necessario salvare e inserire una mail di conferma da parte del cliente

4. Se è nuovo cliente andare a creare un foglio (viene creata una scheda cliente) su Project Accounting seguendo la struttura pre-impostata e senza dimenticarsi di creare Hyperlink sulla prima pagina (Istruzioni), a seconda della tipologia del deal chiuso (Token, POC, Subscription, Extra). In caso di cliente preesistente è sufficiente aggiornare la scheda, senza crearne una nuova (inserendo le informazioni descirtte in seguito).

La scheda cliente è il punto di congiunzione con il team di delivery: all’interno di essa è necessario indicare:

• referente commerciale
• tipo di test e quantità (per contratti POC)
• overview token (per contratti Token)
• tipo di test e quantità + descrizione subscription (per contratti a Subscription)

Per vedere esempi di questa tipologia di compilazione basta guardare gli esempi delle compilazioni precedenti ricordando che sulla pagina Istruzioni è possibile trovare la lista completa dei clienti suddivisi per:

Token	No TOKEN	Special	Subscription

La legenda dei colori è riportata anche nella singola scheda cliente per indicare la tipologia di contratto.

La compilazione della tabella con i dettagli di test è invece compito dei CSM che l’andranno a completare seguendo l’andamento delle operation.

5. Il processo si conclude con una doppia mail al team CSM

1- Mail interna per la spiegazione del cliente, la descrizione dei dettagli e tutte le informazioni utili sul cliente (esempio)

2- Mail al cliente con in CC le operation per fare le presentazioni e permettere alle operation di organizzare operativamente la call di kick off. Normalmente inseriamo Alessandro.Castrucci@app-quality.com e Federico.Pollara@app-quality.com che si occuperanno poi di assegnare il progetto al CSM di riferimento. (esempio)

Nota sulle tempistiche

Le tempistiche di chiusura del deal possono essere estremamente rapide (soprattutto in caso di necessità da parte del cliente) ma normalmente seguono un lead time che può andare da qualche settimana a diversi mesi. Alcune delle tempistiche che dipendono da noi possono però essere ridimensionate: l’invio del contratto e l’organizzazione della call di kick off normalmente vengono fatti nel giro di 1 giorno dall’ok informale da parte del cliente (status: closed won). Sarà realizzato un approfondimento a parte sulle tempistiche dei test e dei vari processi.